夢見る税理士の独立開業繁盛記

神戸市東灘区で開業している駆け出し税理士の、試行錯誤日記

事務所ホームページはこちらです→神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所

ファイル名から仕訳データを作るのは便利?

ファイル名をデータ入力に活かせないか・・・?

富士通のコンパクトなドキュメントスキャナ「ScanSnap」。

私も愛用していますが、お客様の中にはこれでレシートをスキャンして、私の事務所との共有フォルダに保存してくださる方もいます。

ScanSnapでレシートをスキャンすると、次のようにOCRでかなりの精度で取引日付や店名、金額を認識して、データに変換・保存してくれます。
f:id:kobarin:20211018190835j:plain
この取り込んだデータ、ScanSnapのアプリでもCSV出力する機能がありますし、弥生会計でも「スマート取引取込」というデータから仕訳を作成する機能があります。
しかしアプリから出力する場合、出力の都度対象のレシートを個別に選択しなければならないので、お客様に出力してもらう場合手間がかかるしミスもあったりします。 
また「スマート取引取込」は速度が遅いし、弥生のあんしんサポートに加入していないと使えない(^^;という問題があったりします。

何か手軽にこのデータを入力に活かせないかなあとファイル一覧を眺めていると、そもそも既にファイル名に「日付」も「店名」も「金額」も入っていることにハタと気づきました。
「これをこのまま使う方が手っ取り早くない?」というわけで、Excelを使ってファイル名から自動での仕訳データ作成にチャレンジしてみました。

ファイル名から仕訳データの作成まで

ScanSnap Homeの設定

まずはScanSnap Homeのレシート取込の設定で、「[レシート日付]_[店名]_[金額]」のファイル名で取り込むように設定する。
f:id:kobarin:20211018060944j:plain

レシートの取込み

設定後ScanSnapでレシートを取込むと、こんな感じでOCRで日付と店名と金額を自動でファイル名にして保存してくれます。
f:id:kobarin:20211018060952j:plain
手元にあった12枚のレシートを取込んでみましたが、2件金額に間違いがありましたが、日付と店名は完璧。ScanSnapさえあれば、この機能は無料で使えるのでありがたいですよね。

ファイル名の取込み

出来上がったファイルを一括ドラッグ&ドロップでエクセルファイルに放り込むと、こんな感じでファイル名を「取引日付」、「店名」、「金額」に分けてデータにすることができます。
f:id:kobarin:20211018060933j:plain

エクセル上での修正、仕訳データ出力

f:id:kobarin:20211019102225j:plain
以下のようになったデータの金額を修正した上で、勘定科目は店名から類推させたり手入力で修正したのち、弥生会計に取り込める仕訳データとして出力します。

一連の作業を動画にしてみると、こんな感じ。


www.youtube.com


まあこうやってレシートをスキャンしてくれるお客様が多ければ、こんなエクセルファイルも便利そうな感じですが、現状一件しかいらっしゃらないのであまり効率化にはつながらないかなあ・・・。


神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所です