夢見る税理士の独立開業繁盛記

神戸市東灘区で開業している駆け出し税理士の、試行錯誤日記

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パソコン一台だけだと気づかない・・・

以前から作っているエクセルの「電子取引データ保存シート」。
PDFファイルのプレビューを自動取込用のユーザフォームの中で処理するようにしていたのですが、メインで使っているパソコン以外で動かしてみるとどうもうまく動かないので、それぞれのファイルの指定ビューアで開くように変えてみました。

私のパソコンの場合、PDFだと「Acrobat Reader DC」

画像ファイルだと、マイクロソフトのフォトアプリで開きます。

ユーザフォームと別ウィンドウになってしまうのがちょっと使い勝手悪いかもしれませんが、10年前のパソコンや別のバージョンのエクセルでも安定して動くようになった気がします。
同じWindowsのエクセルなので、特に問題ないかなと思っていたのですが、時々こういうことがありますよね。パソコン一台だけで作っていると気づかないところです。


※仕事の記録で使っているA4ノートがなくなったので、10冊購入。

シャーペン、カラーボールペン、マーカーでちまちま書いて、ハサミで資料を切って糊で貼り付けて…。
こういうのもデジタル化したら記録を使いまわして有効活用できるのかもしれませんが、小学校から40年間ずっと慣れ親しんだ方法を変えるのは、自分のことであってもなかなか難しいですね。

千葉の税理士さんが次のようなつぶやきをされていましたが、


うちの事務所も、お客様がスキャンしてデータ化していれば、データからの取込を行っていますが、レシートしかなければやっぱり自分で入力した方が早いとそのまま打ち込んでしまっています。
まあうちは記帳代行をあまりやっていないので、今一つ入力の効率化に真剣に取組む気持ちが薄いのですが・・・。

ただレシートOCRも数年で長足の進歩を遂げているような気がするので、あと数年もすればOCR取込の方が効率的ということになるのかなあ?
とりあえず今のやり方に問題ないからと安住するんじゃなくて、面倒でも新しいことに挑戦してみるのが大事ですよね。
年をとってくると、どうもそういう気持ちが薄れてくるので、気を付けないと!


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「ファイル名→弥生会計仕訳日記帳変換シート」を作成してみました

以前ScanSnapで取り込んだレシートについて、自動で付されたファイル名から弥生会計の仕訳日記帳を作れないかなあと、ちょっと考えたままうっちゃってしまっていたことがあったのですが、
kobarin.hatenablog.com
その時に書いた日記に今回コメントをいただいたので、作りかけていたエクセルファイルを引っ張り出して確認してみました。


ScanSnapでレシートをスキャンすると、以下のように「日付」や「店名」、「金額」をファイル名につけて保存してくれるので、

これをそのまま弥生会計の仕訳に活用できないかなあと試行錯誤したまま放置していたのですが、最近作っている「電子データ保存用エクセルシート」でも、次のようにファイル名に「日付」、「金額」、「取引先名」をつけて保管するようになっているので、同じ仕組みが使えるかもと再検討してみました。

変換の流れはこんな感じ

ファイル名から弥生会計の仕訳日記帳を作成する流れは、次のような感じです。

  • エクセルを立ち上げると、次のメニューが出るので「取込画面を開く」ボタンを押す。

  • 内容確認後、「仕訳データ・出力画面へ」ボタンを押す。
  • 以下の画面に遷移するので、勘定科目を(自動で)割り付けた後、「仕訳日記帳出力」ボタンを押す。

  • 弥生インポート形式での仕訳日記帳がCSV形式で作成されるので、それを弥生会計で取り込む。

こうすれば電子取引データの保存の過程で作成されたファイル名を会計ソフトへの入力にもそのまま活用できるので、義務化でいやいや作成することになる電子取引データをちょっとは省力化に活かすことができないかなあ・・・。

ScanSnapでスキャンしたデータにも使えるはず

このエクセルファイルですが、以下のように「[レシート日付]_[金額]_[店名]」の設定で資料をスキャンすれば、同じ流れで弥生会計の仕訳日記帳が作成できるはず。

スキャナ保存は後回しでいいかなあと思っていたのですが、ちょっと考えてみてもいいのかも。


★月初に名古屋のリニア鉄道館に行ってきました。

日帰りで名古屋まで車往復は堪える…。


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電子取引データの連続登録機能をつけてみました

相も変わらずエクセルでの電子取引データの自動登録シートの件ですが、取り込む電子取引データファイルが複数ある場合、取り込むファイルを指定すると自動で連続登録する機能を付けてみました。


下記の動画のように、最初に取り込む電子取引データを複数選択すると、自動で日付や金額、取引先名などを取り込んでいって、索引簿に登録し、日付・金額・取引先名にファイル名を変換してで指定フォルダに保存していきます。

www.youtube.com


変換テーブルが鍛えられてきたら、かなりいい感じで自動で変換していくことができるかも。

あと作成したデータから、弥生会計に取り込める仕訳帳とかも作成できるようにしてみたら、もうちょっと使い道が増えるかしら・・・?


ただ先日お世話になっている税理士さんたちと話をする機会があって、このエクセルでの電子取引データ保存シートの話題も出たのですが、「こんなパソコンの知識が必要な制度、中小企業が令和6年からすぐに対応なんて、どうせ無理だろう・・・」という意見ばかりでした。

まあEDIがどうとか言ってる会社と、月一回請求書ベースで仕入や売上を計上している小さな会社で同じようにする必要あるんですかねえ。
エクセルでPDFファイルの索引簿作っても、それだけじゃ手間増えるだけですし。かといってそれを合理化に活用する方法もなかなかないでしょうし。

それにこの電子帳簿保存法のこの制度、インボイス制度よりさらに周知されていないような気がするんですよね。大丈夫なのでしょうか・・・?



*週末は大阪に「わけあって絶滅しました。展 」というものを見に行ってきました。

アノマロカリス、子供は興味津々でした。


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割引額がある場合でつまづく

またエクセルの電子取引データ登録シートの話。
前々回の日記で取引金額については、ファイル中の三桁区切りされた数字のうち最大値を取得すればおおむね正しいとか書いたのですが、早速つまづくことに。


こんな請求書のような、正規の金額から割り引かれた金額が取引金額になる場合、

最大値を取得すると割引前の金額39,600円を取得してしまうので、正確な取引金額33,000円を引っ張ってこないんですよね。

とりあえず取引先名と同様に、金額の左や上にリストの文言を含む場合にはその金額、それがない場合は最大値を取得するように変更してみました。

この請求書の場合、左に「ご請求金額」という文言がある数字をリストの「請求金額」にあてはめて引っ張ってくるので、うまく取引金額を引っ張ってくることができました。

ただ手元のサンプルファイルはそんなにバリエーションないですし、他にもいろいろなパターンがあるのかなあ・・・。



※修正ついでにPDFファイル以外のファイルも、リストに登録できる機能も付けてみました。

電子取引データがJPEGファイルのような画像ファイルなどであった場合、日付や金額などのデータは抽出できませんが、自分でこれらのデータを入力して登録すればリストに追加されるようになっています。

画像での電子取引データ、件数はあまりないような気がしますが、契約書のような押印された書類は画像の傾向があるような気がしますね。


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国税庁パンフレットの検索要件は満たせた?

前回の電子帳簿保存法の電子データ保存エクセルシートの話の続き。

PDFファイルから自動で取り込んだデータを基に、

  1. 索引簿に「⽇付・⾦額・取引先(おまけにPDFファイルへのハイパーリンク)」を登録して、検索可能にする
  2. 指定のフォルダに「⽇付・⾦額・取引先」にファイル名をリネームしたファイルを保存する

機能をつけてみました。

登録ボタンを押すと、索引簿への登録とリネームしたファイルの保存が同時に行えるようになっています。


索引簿ではエクセルの機能で、日付、金額、取引先名で検索できるし、ハイパーリンクをクリックすると該当するPDFファイルが開くようになっています。

ファイル名でも、「日付_金額_取引先名」のファイル名になっているので、検索することができるようになっています。


国税庁のパンフレットでは、検索機能を確保する簡易な⽅法について以下のように紹介されているので、この要件は満たせているのかなあ・・・?


あとは現在一件一件人間が登録ボタンで登録する機能に加えて、ボタン一つで複数のPDFファイルをまとめて自動でデータ抽出と、索引簿・ファイル名の登録が一気通貫でできるような機能をつけてみようかな。


サンマルクカフェに行くと、久々にやみつきドッグが復活しているのを発見

ちょっと嬉しい^ ^。


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おおむね正しかったらいいのかなあ・・・

またまた前回の日記の続きで、PDFの書類を電子帳簿保存法の電子データ保存の要件を満たすリストに変換するエクセルファイルを作ってみる話。
取引金額はどうやって抽出するのがいいのかなといろいろ考えていたのですが、ふと「そんなに深く考えなくても、桁区切り表記されている数値のうち最大値を取得したら、大体取引金額になってるんじゃない?」ということで、単純に桁区切りされている数字のうち最大値を取引金額として取り込む機能をつけてみました。


とりあえず手元の3つのサンプルデータを取り込んで見ましたが、「最大値=取引金額」で正解になりますよね。


まあエクセルが間違った数字を抽出したら、その時点で人間が間違っている部分だけ修正して登録すればいいんだし、おおむね正しい金額を抽出できるのであれば完璧を目指さなくても良しとしていいのかなあ・・・。


実際に取り込む様子はこんな感じです。

www.youtube.com
ファイルをひとつひとつドラッグアンドドロップで自動変換する機能のほか、フォルダを指定したらフォルダ内のPDFファイルを自動的にすべてリスト化していく機能も別につけてみたら面白いかも。


※先週末は金沢まで小旅行に行ってきました。

夏は岩ガキが食べたくなりますよねえ。美味しかった!


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