小さな会社の「電子取引データの訂正削除の防止に関する事務処理規程」を考えてみました

エクセルで作成している「電子取引データ保存シート」が大体完成したので、このエクセルファイルを使って電子取引データを保存する場合の要件を今一度確認してみました。

可視性の要件

可視性の要件のうち、

電子計算機処理システムの概要書は、「エクセル作成の索引簿」と「ファイル名での検索」になるため特に不要。
見読可能装置の備え付け等は、電子取引データ保存の場合特にパソコン、ディスプレイ、プリンタ等の性能に要件がないので、手元にあるものでＯＫ。

ちなみにスマホしかない場合の以下のようなQ&Aもありますが、スマホの画面で見てもらったり、近所のコンビニで印刷すれば本当に差し支えないのかしら？

問17
パソコンやプリンタを保有しておらず、スマートフォンのみで取引を行っている場合には、どのように電子取引データ保存への対応をすればいいでしょうか。
【回答】
スマートフォンで授受(メールやインターネット上表示された領収書等をダウンロード)した電子取引データを保存する場合も、検索機能を確保するとともに、「正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」を作成し備え付けておくなどの対応が必要になります。
なお、電子取引データの保存要件にはプリンタの備付けも含まれていますが、税務調査等があった時点においてプリンタを常設していない場合であっても、近隣の有料プリンタ等により税務職員の求めに応じて速やかに出力するなどの対応ができれば、プリンタを備え付けているものと取り扱って、差し支えありません。

検索機能の確保は以下の要件になりますが

取引年月日その他の日付、取引金額その他の国税関係書類の種類に応じた主要な記録項目を検索の条件として設定することができること。

日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること。

二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること。

はエクセルで作った索引簿があるので、次のように何とでも検索できるのでＯＫ。

真実性の要件

あとは真実性の要件ですが、このエクセルファイルを使う限り「四　訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け」になるので、このファイルを使うような小さな会社の場合のひな型を考えてみました。

電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程

第１条　この規程は、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法の特例に関する法律第７条に定められた電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務を履行するため、電子取引の取引情報に係る電磁的記録を適正に保存するために必要な事項を定め、これに基づき保存することを目的とする。

第２条　当社における電子取引の範囲は以下に掲げる取引とする。
　一　電子メールを利用した請求書等の授受
　二　インターネットのホームページからのダウンロードを利用した請求書等の授受
　三　クラウドサービスを利用した請求書等の授受
　四　スマートフォンのアプリを利用した請求書等の授受　
　五　上記に類する一切の取引

第３条　前条に定める取引で授受したデータ（以下「取引関係情報」という）については、保存サーバ内に７年間保存する。

第４条　保存する取引関係情報の内容について、訂正及び削除をすることは原則禁止とする。

第５条　業務処理上やむを得ない理由によって保存する取引関係情報を訂正または削除する場合は、「取引情報訂正・削除記録簿」に以下の内容を記載の上、事後に訂正・削除履歴の確認作業が行えるよう整然とした形で、訂正・削除の対象となった取引関係情報の保存期間が満了するまで保存する。
　一　連番
　二　取引先名
　三　訂正・削除日付
　四　訂正・削除内容
　五　訂正・削除理由

第６条　この規程は、令和○年○月○日から施行する。