「ファイル名→弥生会計仕訳日記帳変換シート」を作成してみました

以前ScanSnapで取り込んだレシートについて、自動で付されたファイル名から弥生会計の仕訳日記帳を作れないかなあと、ちょっと考えたままうっちゃってしまっていたことがあったのですが、
kobarin.hatenablog.com
その時に書いた日記に今回コメントをいただいたので、作りかけていたエクセルファイルを引っ張り出して確認してみました。

ScanSnapでレシートをスキャンすると、以下のように「日付」や「店名」、「金額」をファイル名につけて保存してくれるので、

これをそのまま弥生会計の仕訳に活用できないかなあと試行錯誤したまま放置していたのですが、最近作っている「電子データ保存用エクセルシート」でも、次のようにファイル名に「日付」、「金額」、「取引先名」をつけて保管するようになっているので、同じ仕組みが使えるかもと再検討してみました。

変換の流れはこんな感じ

ファイル名から弥生会計の仕訳日記帳を作成する流れは、次のような感じです。

• エクセルを立ち上げると、次のメニューが出るので「取込画面を開く」ボタンを押す。

• 取込画面が開くので、「電子データ保存用エクセルシート」で作成したＰＤＦファイルをドラッグアンドドロップする。

• 内容確認後、「仕訳データ・出力画面へ」ボタンを押す。

• 以下の画面に遷移するので、勘定科目を（自動で）割り付けた後、「仕訳日記帳出力」ボタンを押す。

• 弥生インポート形式での仕訳日記帳がCSV形式で作成されるので、それを弥生会計で取り込む。

こうすれば電子取引データの保存の過程で作成されたファイル名を会計ソフトへの入力にもそのまま活用できるので、義務化でいやいや作成することになる電子取引データをちょっとは省力化に活かすことができないかなあ・・・。

ScanSnapでスキャンしたデータにも使えるはず

このエクセルファイルですが、以下のように「[レシート日付]_[金額]_[店名]」の設定で資料をスキャンすれば、同じ流れで弥生会計の仕訳日記帳が作成できるはず。

スキャナ保存は後回しでいいかなあと思っていたのですが、ちょっと考えてみてもいいのかも。

★月初に名古屋のリニア鉄道館に行ってきました。

日帰りで名古屋まで車往復は堪える…。

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電子取引データの連続登録機能をつけてみました

相も変わらずエクセルでの電子取引データの自動登録シートの件ですが、取り込む電子取引データファイルが複数ある場合、取り込むファイルを指定すると自動で連続登録する機能を付けてみました。

下記の動画のように、最初に取り込む電子取引データを複数選択すると、自動で日付や金額、取引先名などを取り込んでいって、索引簿に登録し、日付・金額・取引先名にファイル名を変換してで指定フォルダに保存していきます。

www.youtube.com

変換テーブルが鍛えられてきたら、かなりいい感じで自動で変換していくことができるかも。

あと作成したデータから、弥生会計に取り込める仕訳帳とかも作成できるようにしてみたら、もうちょっと使い道が増えるかしら・・・？

ただ先日お世話になっている税理士さんたちと話をする機会があって、このエクセルでの電子取引データ保存シートの話題も出たのですが、「こんなパソコンの知識が必要な制度、中小企業が令和６年からすぐに対応なんて、どうせ無理だろう・・・」という意見ばかりでした。

まあEDIがどうとか言ってる会社と、月一回請求書ベースで仕入や売上を計上している小さな会社で同じようにする必要あるんですかねえ。
エクセルでPDFファイルの索引簿作っても、それだけじゃ手間増えるだけですし。かといってそれを合理化に活用する方法もなかなかないでしょうし。

それにこの電子帳簿保存法のこの制度、インボイス制度よりさらに周知されていないような気がするんですよね。大丈夫なのでしょうか・・・？

＊週末は大阪に「わけあって絶滅しました。展 」というものを見に行ってきました。

アノマロカリス、子供は興味津々でした。

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割引額がある場合でつまづく

またエクセルの電子取引データ登録シートの話。
前々回の日記で取引金額については、ファイル中の三桁区切りされた数字のうち最大値を取得すればおおむね正しいとか書いたのですが、早速つまづくことに。

こんな請求書のような、正規の金額から割り引かれた金額が取引金額になる場合、

最大値を取得すると割引前の金額39,600円を取得してしまうので、正確な取引金額33,000円を引っ張ってこないんですよね。

とりあえず取引先名と同様に、金額の左や上にリストの文言を含む場合にはその金額、それがない場合は最大値を取得するように変更してみました。

この請求書の場合、左に「ご請求金額」という文言がある数字をリストの「請求金額」にあてはめて引っ張ってくるので、うまく取引金額を引っ張ってくることができました。

ただ手元のサンプルファイルはそんなにバリエーションないですし、他にもいろいろなパターンがあるのかなあ・・・。

※修正ついでにＰＤＦファイル以外のファイルも、リストに登録できる機能も付けてみました。

電子取引データがJPEGファイルのような画像ファイルなどであった場合、日付や金額などのデータは抽出できませんが、自分でこれらのデータを入力して登録すればリストに追加されるようになっています。

画像での電子取引データ、件数はあまりないような気がしますが、契約書のような押印された書類は画像の傾向があるような気がしますね。

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国税庁パンフレットの検索要件は満たせた？

前回の電子帳簿保存法の電子データ保存エクセルシートの話の続き。

ＰＤＦファイルから自動で取り込んだデータを基に、

1. 索引簿に「⽇付・⾦額・取引先（おまけにＰＤＦファイルへのハイパーリンク）」を登録して、検索可能にする
2. 指定のフォルダに「⽇付・⾦額・取引先」にファイル名をリネームしたファイルを保存する

機能をつけてみました。

登録ボタンを押すと、索引簿への登録とリネームしたファイルの保存が同時に行えるようになっています。

索引簿ではエクセルの機能で、日付、金額、取引先名で検索できるし、ハイパーリンクをクリックすると該当するＰＤＦファイルが開くようになっています。

ファイル名でも、「日付_金額_取引先名」のファイル名になっているので、検索することができるようになっています。

国税庁のパンフレットでは、検索機能を確保する簡易な⽅法について以下のように紹介されているので、この要件は満たせているのかなあ・・・？

あとは現在一件一件人間が登録ボタンで登録する機能に加えて、ボタン一つで複数のＰＤＦファイルをまとめて自動でデータ抽出と、索引簿・ファイル名の登録が一気通貫でできるような機能をつけてみようかな。

＊サンマルクカフェに行くと、久々にやみつきドッグが復活しているのを発見

ちょっと嬉しい^ ^。

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おおむね正しかったらいいのかなあ・・・

またまた前回の日記の続きで、ＰＤＦの書類を電子帳簿保存法の電子データ保存の要件を満たすリストに変換するエクセルファイルを作ってみる話。
取引金額はどうやって抽出するのがいいのかなといろいろ考えていたのですが、ふと「そんなに深く考えなくても、桁区切り表記されている数値のうち最大値を取得したら、大体取引金額になってるんじゃない？」ということで、単純に桁区切りされている数字のうち最大値を取引金額として取り込む機能をつけてみました。

とりあえず手元の3つのサンプルデータを取り込んで見ましたが、「最大値＝取引金額」で正解になりますよね。

まあエクセルが間違った数字を抽出したら、その時点で人間が間違っている部分だけ修正して登録すればいいんだし、おおむね正しい金額を抽出できるのであれば完璧を目指さなくても良しとしていいのかなあ・・・。

実際に取り込む様子はこんな感じです。

www.youtube.com
ファイルをひとつひとつドラッグアンドドロップで自動変換する機能のほか、フォルダを指定したらフォルダ内のＰＤＦファイルを自動的にすべてリスト化していく機能も別につけてみたら面白いかも。

※先週末は金沢まで小旅行に行ってきました。

夏は岩ガキが食べたくなりますよねえ。美味しかった！

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取引金額をエクセルに自動で見つけさせるのが山場？

前回の日記で「取引先名はWeb-APIを・・・」などと書いてしまいましたが、とりあえず「リストにある取引先名にあてはまるものがあれば、その取引先名を引っ張ってくる」という安直な機能にしてしまいました(^^;。

ついでに備考についても、「領収書」とか「請求明細書」とかリストにある名前があてはまれば、それを引っ張ってくる機能をつけてみました。

この領収書の場合、「ロボステップストア」というリストにある取引先を抽出し、「領収書」というリストにある書類名を備考に抽出します。

Amazonの領収書の場合はこんな感じ。

あとは取引金額をどうやってエクセルに自動で見つけさせるかですね。これさえクリアしたら、あとは「日付」「取引先名」「取引金額」の要件を満たすエクセルの検索リストを作って、リネームしたPDFファイルを保管するだけなので、そんなに難しくなさそう。
果たしてこの課題、クリアできるかしら・・・？

※兵庫県から「兵庫県中小企業等原油価格・物価高騰対策一時支援金」の申請受付が始まったとのお知らせが。
web.pref.hyogo.lg.jp
支給要件は以下の通りのようですが、該当する方は結構多そう・・・。

主な支給要件
次の要件をすべて満たす者：詳細は募集要項のとおり

• 次のアまたはイを満たすこと

ア　国の事業復活支援金を受給していること
（対象月：令和3年11月分から令和4年3月分までのいずれかの月）
※国の事業復活支援金受給後に、同支援金の不給付要件に該当することが判明した場合等、同支援金を受給していても、審査により本兵庫県中小企業等一時支援金が不支給となる場合があります。
イ　兵庫県の経営円滑化貸付（原油価格高騰、原材料価格高騰）を借り受けていること
※金銭消費貸借契約を締結した段階から対象とします。

• 次の所在地・住所地が国の事業復活支援金対象月末日に兵庫県内にあること

ア　中小法人等にあっては、法人の本店の所在地
イ　個人事業主にあっては、事業主本人の住所地

• 令和3年11月以降の燃料費、光熱水費及び原材料価格高騰の影響を受けていること

• 事業継続に向けた取組みを行っている、又はその意思があること

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