先日「弥生会計を２拠点で運用したいのだけど、安く済む上手な方法はない？」と、相談をうけることがありました。
弥生会計はファイルが一つにまとまっているので、同時作業はできませんが、データを複数で共有するのは比較的簡単です。
こういう場合に便利なのが「オンラインストレージ」のサービスを利用することです。
オンラインストレージとは、業者さんからネットに接続したサーバーの一部を貸してもらって、個人のデータ保管スペースとして使わせてもらうサービスをいいます。
パソコンの画面上はインターネットに接続している限り、自分のパソコンのハードディスクとまったく同じように使えますし、その部分に保管したデータはインターネットに接続したさまざまな端末からアクセスすることが可能になります。
いわば共有フォルダを、ＬＡＮではなく、ネット上で持つようなイメージです。
このフォルダに弥生会計なり弥生給与など共有したいファイルを入れておけば、本社からでも支店からでも外出先からでも社長の家からでも、弥生会計や弥生給与がインストールされている端末があればいつでも最新のファイルにアクセスし、更新することができるようになります。
それにデータを読み込んで使用する際には、同期して端末上に保存したデータを動かすため、ASP会計システムのようにネット環境によって処理速度が変わるということがないので、スピードでイライラすることもありません。
オンラインストレージで有名どころといえば、Dropboxでしょうか。
無料で２ＧＢバイトまでの容量を使わせてもらえますし、設定も比較的簡単です。
また最近始まった、Googleドライブは無料で５ＧＢまでの容量が使えるようです。
このぐらいの容量があれば、会計データ程度でしたら十分ですよね。
ただやはり不安なのが、データが漏えいするのではというセキュリティの問題です。
弥生会計には、ユーザごとにパスワードを設定できますし、フルアクセスからデータの閲覧のみまでのアクセス制限もかけれますので、これを使えば１００％とは言えませんがまず大丈夫なのかなと思います。
セキュリティの問題さえ解決すれば、このオンラインストレージ、税理士事務所にとってもとても便利なサービスだと思います。
顧問先とデータを共有するようにすれば、税理士側は弥生会計や弥生給与のソフトがインストールされたノートパソコン一台持ち歩いていれば、いつでもどこでも顧問先の最新の帳簿や給与台帳などを確認でき、その場で修正をかけることもできるようになります。
またデータバックアップの問題も外部に保管することになるので、お客様のパソコンが壊れてまた一から打ち直しということはなくなります。
先週末も四国と大阪の税理士さんとお話しした際にこの話題がでたのですが、最近は業者さんが「クラウド会計システム」みたいな名目で有料で同じようなサービスを提供しているけど、できれば自分で（それも安上がりに(^^;）やりたいなという結論になりました。どのサービスを使うのが、一番安全で安上がりになるのでしょうね？
※仕事の帰り道、近くを（車で）通りかかったので、母校に立ち寄ってみました
車だとらくらくですが・・・
恐ろしい坂・・・。こんなところ、教科書や辞書を担いで、毎日上り下りしてたんですよね・・・。
