2022-08-29

メール本文でもブラウザコピーのＰＤＦでも結構うまくいくもんだ

Excelのこと

私の事務所のＨＰで公開しているエクセルの「電子取引データ保存シート」。
自分でもいろいろ試しているのですが、そんなタイミングでちょうど折よく（折悪しく？）事務所のモニターが昇天してしまったので(☍﹏⁰)｡、ネット通販で買い替えることに。

メールをＰＤＦファイルにして取り込んでみることに

注文翌日にさっそく発送のご案内のメールが届いたので、これをＰＤＦ印刷して、電子取引データ保存シートで取り込んでみました。

取引先判定テーブルに「EIZOダイレクト」、備考判定テーブルに「商品発送のお知らせ」、取引金額判定テーブルに「注文金額合計」を、ＰＤＦからコピペで登録して、

そのあと取込画面にＰＤＦファイルをドラッグアンドドロップ。

取引日付は注文日を取込み、金額も割引後の注文金額合計をうまく抽出できてますね。

登録ボタンを押すと、そのまま索引簿に登録します。

ブラウザの明細画面をＰＤＦにしてもいい感じ

ブラウザの注文画面をＰＤＦにしても、うまく取り込めますね。

自分で作ったエクセルファイルですが、今のところどんなファイルを放り込んでも結構うまく動いているので、ちょっと嬉しい(*^^*)。

将来的はインボイス番号で法人名を引っ張ってくるようにできるかな？

エクセルのWEBSERVICE関数を使って、法人番号から法人情報をＡＰＩで取得できるサービスを提供してくれているサイトを発見！
excelapi.org
このサービスを使うと、インボイス番号が電子取引データに記載されるようになったら、自分で国税庁のWeb-APIサービスに登録しなくても、法人名など法人情報をかんたんに取得することができるようになるのかな？
インボイス番号がある場合はインボイス番号から取引先名を取得し、番号がない場合に限りテーブルから取得するようにすれば、きっと精度が上がるような気がします。
料金は「無料」ということなので、いつか使うことができればいいですね(インボイス番号のAPIに対応していただければ、個人事業者の名前も取れるのでなお嬉しいかも（他力本願σ^_^;））。

※モニタが壊れてあまり仕事にならないので、平日にレゴランドへ。

子どもの頃ブロックとか積木とかは好きだったので、子どもも好きになってくれたらいいですね。

神戸市東灘区御影の会計事務所小林敬幸税理士事務所です

2022-08-27

エクセルで電子帳簿保存法の電子取引データ保存シートを作ってみました

所得税法人税 Excelのこと

６月ぐらいから仕事の合間にぼちぼちと作っていた、電子帳簿保存法の電子取引データ保存義務に対応するための、エクセルでの電子取引データ保存シート。
とりあえずなんとか形になったかなという感じになったので、事務所のＨＰで公開してみました。

→このエクセルファイルはこちらのページからダウンロードできます

PDFファイルのテキストから、自動で「取引日付」「金額」「取引先名」を抽出します

このエクセルシートですが、電子取引データであるPDFファイルをドラッグアンドドロップするだけで、PDFファイルからテキスト情報を抽出し、

その中から「取引日付」「金額」「取引先名」を自動で抽出するようになっています。

抽出した「取引日付」「金額」「取引先名」から、検索可能な索引簿を作成します。

抽出したデータをそのままか、誤りがある場合には修正したのち登録ボタンを押すと、電子帳簿保存法に定められた検索要件を満たす索引簿に記録するようになっています。

またおまけで、PDFデータについてはファイル名を「取引日付_金額_取引先名」にリネームして、指定のフォルダに保存するようになっています。

まあ義務化されるのは令和６年１月からなので、それまでにいろいろ試してみて改善点なども出てくるような気がしますが、クラウドサービスなどを使うと料金もそれなりにかかるでしょうし、お金をかけずにこの電子取引データの保存義務化に対応するには、こんな感じでエクセルの索引簿で対応することになるんでしょうかねえ。

重版になりました！

私の著書「3日でマスター! 個人事業主・フリーランスのための会計ソフトでらくらく青色申告」ですが、この度重版になるとのご連絡をいただきました。

新版 3日でマスター! 個人事業主・フリーランスのための会計ソフトでらくらく青色申告ダウンロードサービス付

作者:小林敬幸
あさ出版

Amazon

初版から数えると１８回目の重版。これも皆様のおかげです。本当にありがとうございますm(_ _)m。

重版にあたって追加しないとダメなのは、電子帳簿保存法への対応と、インボイス制度の説明ですね・・・。
この本は１５年前、税理士登録したばかりの頃に経験した記帳指導の経験を基に書いたものなのですが、
kobarin.hatenablog.com
そのころは書類ベースの業務が中心で、パソコンを使って会計ソフトで記帳でさえも当たり前ではなかったのですよね。

スマホを買ったのは１２年前で、
kobarin.hatenablog.com
それ以前のまだガラケーだったころと比べると、税理士の仕事の景色も大分変わってきたような気がします。
そういう私も税理士になったのは３１歳ですが、いつの間にか５０歳が目の前になってしまいました。あと１５年ぐらいは仕事をしないとダメでしょうけど、世の中の変化についていけるのかしら・・・？

神戸市東灘区御影の会計事務所小林敬幸税理士事務所です

2022-08-24

小さな会社の「電子取引データの訂正削除の防止に関する事務処理規程」を考えてみました

法人税所得税

エクセルで作成している「電子取引データ保存シート」が大体完成したので、このエクセルファイルを使って電子取引データを保存する場合の要件を今一度確認してみました。

可視性の要件

可視性の要件のうち、

電子計算機処理システムの概要書は、「エクセル作成の索引簿」と「ファイル名での検索」になるため特に不要。
見読可能装置の備え付け等は、電子取引データ保存の場合特にパソコン、ディスプレイ、プリンタ等の性能に要件がないので、手元にあるものでＯＫ。

ちなみにスマホしかない場合の以下のようなQ&Aもありますが、スマホの画面で見てもらったり、近所のコンビニで印刷すれば本当に差し支えないのかしら？

問17
パソコンやプリンタを保有しておらず、スマートフォンのみで取引を行っている場合には、どのように電子取引データ保存への対応をすればいいでしょうか。
【回答】
スマートフォンで授受(メールやインターネット上表示された領収書等をダウンロード)した電子取引データを保存する場合も、検索機能を確保するとともに、「正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」を作成し備え付けておくなどの対応が必要になります。
なお、電子取引データの保存要件にはプリンタの備付けも含まれていますが、税務調査等があった時点においてプリンタを常設していない場合であっても、近隣の有料プリンタ等により税務職員の求めに応じて速やかに出力するなどの対応ができれば、プリンタを備え付けているものと取り扱って、差し支えありません。

検索機能の確保は以下の要件になりますが

取引年月日その他の日付、取引金額その他の国税関係書類の種類に応じた主要な記録項目を検索の条件として設定することができること。

日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること。

二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること。

はエクセルで作った索引簿があるので、次のように何とでも検索できるのでＯＫ。

真実性の要件

あとは真実性の要件ですが、このエクセルファイルを使う限り「四　訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け」になるので、このファイルを使うような小さな会社の場合のひな型を考えてみました。

電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程

第１条　この規程は、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法の特例に関する法律第７条に定められた電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務を履行するため、電子取引の取引情報に係る電磁的記録を適正に保存するために必要な事項を定め、これに基づき保存することを目的とする。

第２条　当社における電子取引の範囲は以下に掲げる取引とする。
　一　電子メールを利用した請求書等の授受
　二　インターネットのホームページからのダウンロードを利用した請求書等の授受
　三　クラウドサービスを利用した請求書等の授受
　四　スマートフォンのアプリを利用した請求書等の授受　
　五　上記に類する一切の取引

第３条　前条に定める取引で授受したデータ（以下「取引関係情報」という）については、保存サーバ内に７年間保存する。

第４条　保存する取引関係情報の内容について、訂正及び削除をすることは原則禁止とする。

第５条　業務処理上やむを得ない理由によって保存する取引関係情報を訂正または削除する場合は、「取引情報訂正・削除記録簿」に以下の内容を記載の上、事後に訂正・削除履歴の確認作業が行えるよう整然とした形で、訂正・削除の対象となった取引関係情報の保存期間が満了するまで保存する。
　一　連番
　二　取引先名
　三　訂正・削除日付
　四　訂正・削除内容
　五　訂正・削除理由

第６条　この規程は、令和○年○月○日から施行する。

小さな会社の電子取引はほとんど
・電子メールを利用した請求書等の授受
・インターネットのホームページからのダウンロードを利用した請求書等の授受
で、たまに
・スマートフォンのアプリを利用した請求書等の授受
がある程度だと思うので、電子取引の範囲は２条のような感じでいいのかなあ。

あとは数人でやっているような会社だと、データの削除・訂正作業に管理者や処理担当者を分けるのも現実的でないような感じがしたので、５条のように「取引情報訂正・削除記録簿」に分かりやすく記録を残すぐらいでいいのでしょうか？

ファイル名→弥生会計の仕訳日記帳を自動作成するエクセルファイルの使い方

このエクセルファイルで自動作成したファイルから、弥生会計の仕訳日記帳を自動作成するエクセルファイルの使い方も動画にしてみました。

www.youtube.com
データが数件だとあまり威力が感じられませんが、数十件あると、やっぱり手入力と大分差が出るような気がしますね(*^^*)。

神戸市東灘区御影の会計事務所小林敬幸税理士事務所です

2022-08-21

使い方を動画にしてみました

Excelのこと

前回に引き続き現在作成中のエクセルシート「電子取引データ保存シート」。
なんとなく実用に耐えるような感じになってきたので、使い方を動画にしてみました。

www.youtube.com

使っているパソコンに機能限定版の動画編集ソフトがバンドルされていたので、４年目にして初めて使うことに。
字幕などを入れてみたのですが、基本的にはパワーポイントとかと同じような感覚で作る感じなのですかねえ？なかなか難しい・・・。

この電子取引データの保存義務。先日もお客様に説明することがあったのですが、エクセルで索引簿を作るか、ファイル名に「日付_金額_取引先名」を入れて保存するかの話をしたところ、やっぱり「他の会社もこんな面倒くさいことしてるのですか？」との、心底嫌そうな反応をいただくことに。
まあメール添付で送られてきた請求書や、ネット通販の領収書などは全部対象になってくるので、ＩＴ化を特に進めていない小さな会社でも、対象となるデータは月１０件ぐらいはある感じですよね。それを索引簿作ったりファイル名をリネームするのは、手作業だと件数は少なくてもやっぱり面倒な作業になるような気がします。

メール添付されたＰＤＦの請求書の保存先や、ブラウザからダウンロードするＰＤＦ書類の保存先のフォルダを決めておいて、月に一回程度、そのフォルダのＰＤＦファイルをこのエクセルファイルに放り込んで自動的に索引簿に変換していくといったルーチンを作れば、そんなお客様の不毛な作業を少しでも軽減できるでしょうか？

神戸市東灘区御影の会計事務所小林敬幸税理士事務所です

2022-08-16

パソコン一台だけだと気づかない・・・

Excelのこと

以前から作っているエクセルの「電子取引データ保存シート」。
PDFファイルのプレビューを自動取込用のユーザフォームの中で処理するようにしていたのですが、メインで使っているパソコン以外で動かしてみるとどうもうまく動かないので、それぞれのファイルの指定ビューアで開くように変えてみました。

私のパソコンの場合、PDFだと「Acrobat Reader DC」

画像ファイルだと、マイクロソフトのフォトアプリで開きます。

ユーザフォームと別ウィンドウになってしまうのがちょっと使い勝手悪いかもしれませんが、10年前のパソコンや別のバージョンのエクセルでも安定して動くようになった気がします。
同じWindowsのエクセルなので、特に問題ないかなと思っていたのですが、時々こういうことがありますよね。パソコン一台だけで作っていると気づかないところです。

※仕事の記録で使っているＡ４ノートがなくなったので、１０冊購入。

シャーペン、カラーボールペン、マーカーでちまちま書いて、ハサミで資料を切って糊で貼り付けて…。
こういうのもデジタル化したら記録を使いまわして有効活用できるのかもしれませんが、小学校から４０年間ずっと慣れ親しんだ方法を変えるのは、自分のことであってもなかなか難しいですね。

千葉の税理士さんが次のようなつぶやきをされていましたが、

Jの営業さんが来て自動取り込みを推しまくっていったので使ってるという先輩税理士に聞いたら「使ってないよ」と。「自分で入力したほうが早いもん」とうちの職員と同じ事を言う。
そんな自分は自ら領収書をスキャンして外部の仕分けサービスを試す。「ずいぶん単価が高い記帳代行ですね」と言われる。
— 根本直明＠成田市の税理士 (@nemotokaikei) 2022年8月8日

うちの事務所も、お客様がスキャンしてデータ化していれば、データからの取込を行っていますが、レシートしかなければやっぱり自分で入力した方が早いとそのまま打ち込んでしまっています。
まあうちは記帳代行をあまりやっていないので、今一つ入力の効率化に真剣に取組む気持ちが薄いのですが・・・。

ただレシートＯＣＲも数年で長足の進歩を遂げているような気がするので、あと数年もすればＯＣＲ取込の方が効率的ということになるのかなあ？
とりあえず今のやり方に問題ないからと安住するんじゃなくて、面倒でも新しいことに挑戦してみるのが大事ですよね。
年をとってくると、どうもそういう気持ちが薄れてくるので、気を付けないと！

神戸市東灘区御影の会計事務所小林敬幸税理士事務所です

2022-08-05

「ファイル名→弥生会計仕訳日記帳変換シート」を作成してみました

Excelのこと会計

以前ScanSnapで取り込んだレシートについて、自動で付されたファイル名から弥生会計の仕訳日記帳を作れないかなあと、ちょっと考えたままうっちゃってしまっていたことがあったのですが、
kobarin.hatenablog.com
その時に書いた日記に今回コメントをいただいたので、作りかけていたエクセルファイルを引っ張り出して確認してみました。

ScanSnapでレシートをスキャンすると、以下のように「日付」や「店名」、「金額」をファイル名につけて保存してくれるので、

これをそのまま弥生会計の仕訳に活用できないかなあと試行錯誤したまま放置していたのですが、最近作っている「電子データ保存用エクセルシート」でも、次のようにファイル名に「日付」、「金額」、「取引先名」をつけて保管するようになっているので、同じ仕組みが使えるかもと再検討してみました。