夢見る税理士の独立開業繁盛記

神戸市東灘区で開業している駆け出し税理士の、試行錯誤日記

レターケースで請求書・領収書管理

昨年記帳指導で初心者の方に帳簿の作成方法を指導していた際、「経費の請求書や領収書をどうやって管理・保存しておけばいいのでしょう?」という質問を受けることが何度かありました。
当時は私自身事業をやっていたわけではなかったのでハウツー本を参考に、「レターケースを使って管理すると、支払もれや二重払いが少なくなりますし、帳簿への記帳や保存も楽ですよ。」というように指導させていただいていたのですが、この度開業に際して自分でも作ってみました。



5段のレターケースを上から、

  1. 預金・払済
  2. 預金・未払
  3. 現金・払済
  4. 現金・未払
  5. クレジットカード

に区分し、それぞれの区分に従って請求書や領収書を放り込んでいきます。


放り込み方としては

  1. 送られてきた請求書は、銀行振込で払うことができるものは「預金・未払」のケースに入れ、コンビニ払いなど銀行振込ができないものは「現金・未払」のケースに入れておきます。支払った後は請求書に「支払済」のスタンプを押して、「預金・払済」と「現金・払済」のケースに移動させます。
  2. 現金で払ったものの領収書はそのまま「現金・払済」のケースに放り込みます。領収書がないものは、明細を書いたメモや出金伝票を入れておきます。
  3. クレジットカード払いしたものは、「クレジットカード」のケースに入れておき、後日送られてくるカード利用明細と照合します。


そして一週間ごとや一ヶ月ごとなど都合のいいタイミングに、会計ソフトに入力していきます。
手順としては

  1. 「預金・払済」に入っているものを取り出して、通帳と照合しながら預金出納帳に入力します。
  2. 「現金・払済」に入っているものを取り出して、現金出納帳に入力していきます。
  3. 「クレジットカード」に入っているものを取り出して、買掛帳の補助勘定「クレジットカード」に入力していきます。


最後に入力が終わったものをそれぞれの区分別に、一ヵ月毎に束にしてクリアファイルに放り込んでもらうか、スクラップブックにはりつけてもらって保存します。

というような感じで指導していたのですが、不思議と真面目にこの方法を実行していただいた方は、ほぼ自力で最後まで帳簿作成ができるようになった印象がありました。
この度自分で開業費など数か月分をこの方法でやってみましたが、初めから支払方法別に資料が区分されていると預金なら預金、現金なら現金と一気通貫に会計ソフトへの入力が出来てしまうので、本当にあっさりと入力が終わってしまうのですね。今後も同じような機会があった場合は、自信をもってお勧めできそうです(*^^*)。