エクセルのOCR（画像からのデータ取得）は、データ取込に使えるか？

前回の日記で
「ScanSnap単体で「日付_金額_店名」でOCRをかけると、手書きの領収書以外は結構いい精度で取り込めるんですよね」
と書いたのですが、しばらく前にその話を知り合いの税理士さんにしたところ
「90%合っていても10%間違ってたら、その間違い探すのに手間がかかるから使えないわ」
みたいなことを言われたことがありました。
確かに金額微妙に間違えたまま取り込んでしまって、あとで間違い探しで訂正ということになったら、手入力の方が早かったというオチにもなりかねないですよね・・・。

他に何かいい方法がないかなあと考えていたのですが、ふとエクセルでも画像にＯＣＲかけてテキストデータに変換できる機能があったことを思い出したので、取引データへの変換に使えるか試してみました。

エクセルはメニューの以下のアイコンを選択すると、画像データからＯＣＲで、画像上の文字をテキストデータに変換することができます。

ただ日本語の変換は正直微妙で、取引先名とかそのままレシートの取り込みには使うことはできないかなあという感じです。
その取引先名、１０月からインボイス番号がレシートに記載されるようになっているので、「Ｔ+番号」のインボイス番号さえ拾うことができれば国税庁のAPIに投げて返ってきた業者名を取得すればいいんだから、もしかしたら使いものになるかも・・・。

ということで、試しに手元のレシートをスキャンして、エクセルで取り込んでみました。

• ドトールのレシート

• 郵便局のレシート

• 本屋さんのレシート

• コンビニのレシート

• サンマルクカフェのレシート

• パン屋さん（印刷がかすれると厳しい・・・）

• スーパー

• 百均ショップ

取り込んでみると、必要な情報である「インボイス番号」と「日付」と「金額」は、ほぼ完璧に取り込めている感じ。
金額から取引金額を選択させるのはちょっと面倒そうだけど、以前作った次の「電子取引データ保存シート」と同じ仕組みを使えば、意外と簡単にデータ抽出できるかも。

www.youtube.com

上手く実務に使えそうな方法を考えてみたいと思います。

神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所です

ＮＡＳだと客観的な時刻証明機能は難しいのかしら・・・？

前回書いたＮＡＳでスキャナ保存ができるかなあという話。
実際にスキャナ保存の要件を満たすのかしらと、Synology社のNASの訂正削除ができなくなる「WriteOnce」の機能や、ScanSnapとの連携について解説されたネット記事があったので読んでみました。
internet.watch.impress.co.jp

スキャナ保存の要件には、次の国税庁のパンフレットのように訂正削除の禁止（ヴァージョン管理）の他、「タイムススタンプの付与」というものもあります。

タイムスタンプの付与の他、「入力期間内にスキャナ保存したことを確認できる場合には、このタイムスタンプの付与要件に代えることができます」ということで、データの保存がされた日時を客観的に証明できる場合もＯＫというようになっています。

具体的にどういうものかというと、次の電子帳簿保存法取扱通達のように、

電子帳簿保存法取扱通達
（国税関係書類に係る記録事項の入力を速やかに行ったこと等を確認することができる場合（タイムスタンプを付す代わりに改ざん不可等のシステムを使用して保存する場合））
４－26
規則第２条第６項第２号ロ（（タイムスタンプの付与））に掲げる要件に代えることができる同号柱書に規定する「当該保存義務者が同号（規則第２条第６項第１号）イ又はロに掲げる方法により当該国税関係書類に係る記録事項を入力したことを確認することができる場合」については、例えば、他者が提供するクラウドサーバ（同項第２号ハに掲げる電子計算機処理システムの要件を満たすものに限る。）により保存を行い、当該クラウドサーバがＮＴＰ（Network Time Protocol）サーバと同期するなどにより、その国税関係書類に係る記録事項の入力がその作成又は受領後、速やかに行われたこと（その国税関係書類の作成又は受領から当該入力までの各事務の処理に関する規程を定めている場合にあってはその国税関係書類に係る記録事項の入力がその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行われたこと）の確認ができるようにその保存日時の証明が客観的に担保されている場合が該当する。

例示として以下のようなものが挙げられています。

• 他者が提供するクラウドサーバにより保存を行い、
• 当該クラウドサーバがＮＴＰ（Network Time Protocol）サーバと同期するなどにより、その国税関係書類に係る記録事項の入力がその作成又は受領後、速やかに行われたことの確認ができるようにその保存日時の証明が客観的に担保されている場合が該当する。

また国税庁のＱ＆Ａでは、タイムスタンプ付与以外の方法として、以下のように回答されています。
電子帳簿保存法一問一答（Q&A）〜令和４年１月１日以後に保存等を開始する方〜｜国税庁

問30
訂正削除履歴の残る（あるいは訂正削除できない）システムに保存すれば、タイムスタンプの付与要件に代えることができるでしょうか。

【回答】
そのシステムに入力期間内に入力したことを確認できる時刻証明機能を備えていれば、タイムスタンプの付与要件に代えることができます。 なお、この場合であっても、スキャナ保存に係る他の要件を満たす必要があることにご留意ください。

【解説】
国税関係書類についてスキャナ保存する場合には、その国税関係書類に係る記録事項にタイムスタンプを付与することが要件として規定されており（規２⑥二ロ）、当該保存義務者が訂正削除履歴の残る又は訂正削除できないシステムに保存する方法により規則第２条第６項第１号の入力期限内に当該国税関係書類に係る記録事項を入力したことを確認することができる場合には、その確認をもって当該タイムスタンプの付与要件に代えることができることとされています。
この訂正削除履歴の残る（あるいは訂正削除ができない）システムでタイムスタンプ付与の代替要件を満たすためには、タイムスタンプが果たす機能である、ある時点以降変更を行っていないことの証明が必要となり、保存義務者が合理的な方法でこの期間制限内に入力したことを証明する必要があると考えられます。
その方法として、取扱通達４－26では例えば、ＳａａＳ型のクラウドサービスが稼働するサーバ（自社システムによる時刻の改ざん可能性を排除したシステム）がＮＴＰサーバ（ネットワーク上で現在時刻を配信するためのサーバ）と同期しており、かつ、スキャナデータが保存された時刻の記録及びその時刻が変更されていないことを確認できるなど、客観的にそのデータ保存の正確性を担保することができる場合が明示されています。
なお、タイムスタンプの付与要件に代えて訂正削除履歴の残る（あるいは訂正削除できない）システムに保存する場合であっても、スキャナ保存に係る他の要件を満たす必要があることにご留意ください。

問31
タイムスタンプの付与要件に代えて入力期間内に訂正削除履歴の残るシステムに格納することとする場合には、例えば、他社が提供するクラウドサーバにより保存を行い、当該クラウドサーバについて客観的な時刻証明機能を備えている必要があるとのことですが、自社システムで満たすことは可能でしょうか。

【回答】
時刻証明機能を他社へ提供しているベンダー企業以外は自社システムによりタイムスタンプ付与の代替要件を満たすことはできないと考えられます。

【解説】
自社システムについては、保存された時刻の記録についての非改ざん性を完全に証明することはできないため、取扱通達４－26が求めるように保存日時の証明が客観的に担保されている場合に該当しないことから、原則として自社システムで当該代替要件を満たすことはできません。 ただし、時刻証明機能を備えたクラウドサービス等を他社へ提供しているベンダー企業等の場合には、サービスの提供を受けている利用者（第三者）との関係性から当該システムの保存時刻の非改ざん性が認められることから、自社システムであっても例外的に客観性を担保し得ると考えられます。
したがって、当該サービスを提供しているベンダー企業以外で自社システムを使用して保存時に満たすべき要件を充足しようとする場合には、代替要件によらずタイムスタンプを付与することが必要となります。

問34
訂正削除を行うことができないシステムとは、どのようなシステムであれば要件を満たしているといえるのでしょうか。

【回答】 画像データを全く変更できないシステムであり、かつ、保存されているデータが読み取り直後のデータであることを証明できるシステムであれば、スキャナ保存における訂正又は削除を行うことができないものとして取り扱われます。

【解説】 スキャナ保存における訂正又は削除の履歴の確保の要件は、訂正又は削除前のデータを確実に確認できることを目的にしたものですので、訂正削除ができないシステムで当該要件を満たす場合には、以下のようなシステムであれば、要件を満たすものとして取り扱われます。 なお、訂正又は削除の履歴を確保しているシステムから、訂正削除ができないシステムへデータを移行する場合には、訂正又は削除の履歴も併せて移行する必要があります。

○ 訂正削除ができないシステムの例
内容の書き換えができない保存媒体の場合で、保存媒体へのデータ記録年月日の記録、保存媒体自体に変更又は複製できない一連番号等を記録し、保存媒体自体の差し替え及び破棄を防止するなど、保存媒体自体の管理が適切に行われていることなどにより、保存されているデータが読み取り直後のデータであることを証明できるようなシステム（具体的には、例えば、他者であるクラウド事業者が提供するクラウドサービスにおいてスキャナ保存し、利用者側では訂正削除できないクラウドシステム）

この３つのＱ＆Ａともに「クラウドシステム」や「クラウドサーバ」を使うことが例として挙げられていて、タイムスタンプを押さない場合は専用のクラウドシステムを使うのが当然って感じになってますよね(^^;。
特に問３１は「自社システムによりタイムスタンプ付与の代替要件を満たすことはできないと考えられます」ということで、クラウドシステム以外の選択の余地がないような書きぶりです。
タイムスタンプにしても専用のクラウドシステムにしても新たな費用が継続的に発生するのに、どうしてもどちらかを使ってもらいたいのでしょうかねえ・・・。やはりＮＡＳのような自社システムだと、客観的な時刻証明機能は難しいとしたいのでしょうか？

ちなみにＮＡＳの時刻証明機能ですが、このSynology社のNASだと
kb.synology.com
ということで、時刻はＮＴＰサーバと同期することはできるようになっているみたいです。

まあこの訂正削除の禁止（ヴァージョン管理）要件やタイムスタンプ要件は、スキャナ保存したデータが読取った直後のデータであること証明することなのでしょうから、ＮＡＳでも書き換えができないように設定したうえで、時刻はＮＴＰサーバと同期するようにしていれば、問題はないように思えます。

• ソフト上、データの訂正・削除ができないように設定したうえで
• 資料の訂正・削除を行った場合には、訂正・削除前のデータは併存で残るようにして（データの訂正・削除ができなければ、当然新旧が併存する）
• 入力期限内に入力されていることは、NTPサーバとの同期機能で確認できる（訂正削除ができなくとも、ＮＴＰサーバとの同期を一時的に切って保存するとか、時刻偽装の余地が排除できないのかなあ・・・？）

のだったら、タイムスタンプかクラウドシステムを使わなくても、ＮＡＳの自社システムでもいけるのじゃないのかなあ。
もうちょっと調べてみたいと思います。

※前に作った動画ですが、ScanSnap単体で「日付_金額_店名」でOCRをかけると、手書きの領収書以外は結構いい精度で取り込めるんですよね。

www.youtube.com
ＮＡＳへの記録がスキャナ保存の要件を満たせば、スキャナ保存からクラウドの同期で会計事務所とのデータ共有、会計ソフトへのデータ取込まで費用をかけずに一気通貫で行けるような気がするんだけどなあ。
何とかなればいいのだけれども・・・。

神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所です

NASでスキャナ保存？そんな方法もあるんだ

私の書いた本

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ですが、今年も増刷していただけることになりました！ありがとうございますm(_ _)m。

増刷にあたって電子帳簿保存法の部分を加筆したりしていたのですが、義務化される電子取引データ保存以外の「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存の部分」は、容認規定ということもありどうしても申し訳程度の解説に・・・(^^;。

電子帳簿等保存の方は、会計ソフトを使っていたりパソコン上で書類を作成していたら特にハードルは高くないと思うのですが、一筋縄には行かないかなと思うのはスキャナ保存。
上記表の「必要なもの」にある「訂正削除履歴が残る又は訂正削除できないクラウド等に保存」という要件がハードル高い感じです。

弊所のお客様でも「経理書類の保管はかさばるし、スキャナでデータにして保存していいなら、スキャンして捨ててしまいたい」と、スキャナ保存に前向きな人は一定数いらっしゃったのですが、この「訂正削除履歴が残る又は訂正削除できないクラウド等に保存」という要件のところで全員諦めてしまうことに。

DropboxやOneDrive、GoogleDriveといったクラウドストレージを使っている人は多いですし、スキャナ保存とは関係なく従来より紙保管と並行してクラウドストレージにスキャンした経理書類を保管して、弊所とデータ共有してくださる方もいるのですが、自分の業務に必要のない「訂正削除履歴が残る又は訂正削除できないクラウドストレージ」を使っているような方は当然ゼロ。
かといってスキャナ保存のために、月１万円とかお金を払って新しく要件を満たすクラウドストレージを契約するのも業腹だと、そこで終了になってしまいます。

ネックは「毎月お金払って専用のクラウドストレージやシステム導入するくらいなら、紙保管でいいわ」ということなので、何か固定費不要ないい方法がないかなあと思っていたのですが、Synologyという会社のNASは標準でファイルを書き込んだ後ロックして訂正削除ができないようにしたり、訂正削除の履歴を残したりできるみたいですね。
event.synology.com

それに標準でDropboxやOneDrive、GoogleDriveなどのクラウドストレージと同期する機能もあるみたい。
www.synology.com

あとはScanSnapとＰＣなしで直接接続できるのも便利そう。
event.synology.com

NASでスキャンデータを保存して、今使っているクラウドストレージと同期して運用する方法だったら、最初にNASを購入する数万円の初期投資以外、毎月発生するような固定費用はないですし、検討してくださる方もいらっしゃるかも。
まあでも、まず最初に自分で試してみないとダメですよね・・・。

✳︎久しぶりに一人で新幹線

若い頃はずっと本を読んだりパソコン叩いたりしていたけど、最近は電車に乗ったらぼーっとしていることが増えたような…。

神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所です

久しぶりに研修講師

今月の２７日に、所属する支部の研修会で久しぶりに研修講師をすることになりました。

研修テーマは電子帳簿保存法のうち、電子取引データの保存方法とデータの活用方法。

前半の研修会で、電子帳簿保存法における電子取引データ保存の概要を説明した後、後半は相談会として、次の動画のような自動でＰＤＦファイルから「取引日付」、「金額」、「取引先名」を抽出し、検索要件を満たす索引簿の作成とファイルのリネームを行うExcelファイルをお配りして、具体的な使い方を解説する予定にしています。

www.youtube.com
→このエクセルファイルは、こちらからダウンロードできます

電子取引データの保存ですが、「猶予措置」ができたことで今まで通り、電子取引データを書面で印刷して保管しておけばいいんじゃないのとか言われることもありますが、猶予措置の適用を受ける場合次のように書面印刷だけではなく「ダウンロードの求め（要求）」にも応じる必要があります。

このダウンロードの求めについて、先月末に通達とＱ＆Ａがでたので読んでみたのですが、割と厳しそうですよね。

７－９
規則第２条第２項第３号及び第６項、第４条第１項並びに第５条第５項の「国税に関する法律の規定による……電磁的記録の提示又は提出の要求に応じること」とは、法の定めるところにより備付け及び保存が行われている国税関係帳簿又は保存が行われている国税関係書類若しくは電子取引の取引情報に係る電磁的記録について、税務職員から提示又は提出の要求（以下７－９において「ダウンロードの求め」という。）があった場合に、そのダウンロードの求めに応じられる状態で電磁的記録の保存等を行い、かつ、実際にそのダウンロードの求めがあった場合には、その求めに応じることをいうのであり、「その要求に応じること」とは、当該職員の求めの全てに応じた場合をいうのであって、その求めに一部でも応じない場合はこれらの規定の適用（電子帳簿等保存制度の適用・検索機能の確保の要件の緩和）は受けられないことに留意する。

したがって、その求めに一部でも応じず、かつ、規則第２条第６項第５号に掲げる要件（検索機能の確保に関する要件の全て）又は第５条第５項に定める要件（優良な電子帳簿に関する要件。なお、国税関係書類については、これに相当する要件）が備わっていなかった場合には、規則第２条第２項、第３項若しくは第６項、第３条又は第４条第１項の規定の適用に当たって、要件に従って保存等が行われていないこととなるから、その保存等がされている電磁的記録又は電子計算機出力マイクロフィルムは国税関係帳簿又は国税関係書類とはみなされないこととなる（電子取引の取引情報に係る電磁的記録については国税関係書類以外の書類とみなされないこととなる）ことに留意する。

また、当該ダウンロードの求めの対象については、法の定めるところにより備付け及び保存が行われている国税関係帳簿又は保存が行われている国税関係書類若しくは電子取引の取引情報に係る電磁的記録が対象となり、ダウンロードの求めに応じて行われる当該電磁的記録の提出については、税務職員の求めた状態で提出される必要があることに留意する。

ダウンロード要求に一部でも応じられなければ猶予措置はアウトで、その場合に検索要件などを満たしていなかったら（猶予措置を適用するぐらいだとまず満たしていないでしょうし）、本来の要件もアウトで終了って感じになるんですよね・・・。

Ｑ＆Ａを読んでも、印刷したものを出したりディスプレイ表示するだけではダメで「電磁的記録を複製した写しとしての電磁的記録の提出」ができないとダメみたいですね。

電磁的記録のダウンロードの求めについては、あくまで電磁的記録を複製した写しとしての電磁的記録の提出を求めるものであり、保存している電磁的記録を出力した書面を提示又は提出したり、電磁的記録を出力したディスプレイの画面を提示したりしたとしても、ここでいうダウンロード等の求めに応じたこととはならないことに留意する

なんだかこんな感じだと、猶予措置の適用を受けても、ちゃんとダウンロード要求に応じられるような電子取引データの保存ができないってリスクは、小さな会社だとそれなりというかかなりありそうな気がしますよね・・・。
やっぱりエクセルの索引簿でもいいから、小さな会社も検索要件を何とか満たすようにしておくのが無難なのかもしれませんね。

神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所です

専用システム・サービスを有償で使うか、無償でエクセルの索引簿、ファイル名変更で対応するしかないですよね

来年の春ごろに所属する支部で電子帳簿保存法の研修をさせていただけそうになったので、義務化される電子取引データ保存に重点を置いた研修ができればいいなと、ぼちぼちとレジュメなどを作っています。

具体的な電子取引データの保存のやり方の前に、一応かんたんな電子帳簿保存法や電子データ保存の概要の解説なども作成しているのですが、電子取引データの保存要件である真実性の要件と可視性の要件を見ていても、対策の選択肢は結局２つぐらいに絞られてくるんじゃないのかなあという感じです。

真実性の要件は以下のような感じですが、

１の「タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う」は、わざわざコストのかかるタイムスタンプを付してから送ってくれる取引先がどれだけあるのかしらと思うと、この方法はまず消えますよね。

３の「訂正・削除の履歴を確認できるシステムまたは記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う」は、一見クラウドストレージに保管すればＯＫなように思えますが「授受」も含まれているのがくせものです。
たとえば取引先に請求書や領収書の電子データを送ってもらう場合、メール添付で送ってもらったものをクラウドストレージにアップロードするのはＮＧで、先方にこのクラウドストレージ経由で電子データを送ってもらって、そのうえで保存する必要があります。
取引先とクラウドストレージを共有してそれ経由で送ってもらうというのも、先方に協力してもらう必要がありますし、みんなが対応してくれるというのも期待薄ですよね。これも選択肢から消えるような気がします。

２の「取引情報の授受後、速やかに（又は業務の処理に係る通常の期間（２ヶ月＋7日以内）を経過した後速やかに）タイムスタンプを付す（訂正・削除を行ったことが確認できるクラウド等にアップロードもするのもＯＫ）とともに、保存を行う者または監督者に関する情報を確認できるようにしておく」は、
タイムスタンプ方式で行くのなら専用システムを使うのが必須になってきますし、
クラウドストレージに保管する場合にも検索要件を満たそうとするのなら、やっぱり専用のシステムやクラウドサービスの利用が必須になってくるように思えます。
専用のシステムやサービスを使うと、やっぱり初期費用や月次の費用がネックになってきますよね・・・。

逆にOneDriveやDropboxなど安価なクラウドストレージを使おうとすると、検索要件を満たすため自社での手当てが必要になってくるので、次の４の方法とあまり違いが出てこないような気がします。

４の「正当な理由のない訂正や削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行う」は、事務処理規程の整備さえすれば、エクセルの索引簿やファイル名変更だけで対応できるため、一番コストは安いけど、索引簿作成とかの事務作業がネックになってくる感じでしょうか？

可視性の要件は以下のような感じですが、

要点は検索機能の確保ですよね。

といっても真実性の要件と絡めて考えると、

• 検索要件を満たす機能を持った、専用システムや専用サービスを有償で利用して対応する。
• 無償でエクセルの索引簿や、ファイル名変更で対応する。

の２つぐらいしか選択肢がないような気がします。

来年の春ごろには新しい情報も出てきているのかなあ・・・？まあまだ研修はだいぶん先なので、ゆっくり考えていきたいと思います。

神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所です

こういうのでいいんだよ、こういうので

私の事務所のＨＰで公開しているエクセルの「電子取引データ索引簿作成＆ファイル保存シート」ですが、早速不具合をご指摘いただきました。ありがとうございますm(_ _)m。

書類をスキャンして作成したような、テキスト情報を全く持たないPDFファイルの場合、テキスト情報を引っ張ることができないのでエラーが出てしまっていたのですが、そんなファイルも書類の情報を手入力して登録できるように変更してみました。

プログラムのテストに使ったＰＤＦファイルが、大体WordやExcelで作成したダミーファイルやネット通販からダウンロードしたようなものばかりで、テキスト情報を持たないものがなかったのでうっかりしていたのですが、スキャンして送ってくるようなパターンも十分あり得ますよね・・・。

ご指摘に加えて以下のようなご感想もいただきました。

先生が作られたような簡単に操作できるシートを探しておりました。
どこのベンダーも素人では操作し難い面倒なものばかり。クライアントに使って貰える簡単なシートを探しておりました。

このエクセルファイルは自分のお客様を想定して作ってみたのですが、大体要望は

• 索引簿を作るの面倒くさい・・・。
• ファイル名を変更するのもまどろっこしい・・・。
• そしてお金もかけたくない・・・。

という３つに集約される感じだったので、「コストのかからないエクセルで、索引簿の作成とファイル名変更を自動で行う」という点だけに絞り込んでいます（おまけで、ファイル名から弥生会計の仕訳を生成するエクセルファイルを別につけていますが）。

「孤独のグルメ」という漫画で、「こういうのでいいんだよ　こういうので」という場面がありますが、
moto-neta.com
「シンプル一番。こういうのでいいんだよ」という感想をいただけると、うれしくなりますね(*^^*)。

※最近サブマシンをマウスコンピューターのノートパソコンにしたのですが、外出先でお客様に「マウスコンピューターを使っているんだ」とびっくりされることがありました。

外見も中身も（お値段も）シンプルそのもので、届いたときはそれこそ「ほー、いいじゃないか　こういうのでいいんだよ　こういうので・・・」とニヤニヤしていたのですが、マニアックに映ってしまったのかしらん・・・。

神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所です