最近単発で決算・申告の依頼をいただく際に、「帳簿の付け方は全然わかりませんが、小林さんの負担を減らすために何か出来ることはありませんか？」と言っていただくことがありました。
年一回関与のお客様の場合、無理に会計ソフトを導入して自計化していただく必要もないこともあります。そんな時には税理士側で帳簿の作成も引き受けるのですが、その際に取引が何らかのデータになっていると最小限の手間で会計ソフトに取り込むことができるので非常にありがたいです。
今回お申し出に甘えて「もし可能であればレシートを「日付」、「金額」、「経費の内容」の３項目だけ書いたリストにしてもらえれば助かります」とお願いしたのですが、こんな３項目だけでもお客様に入力いただいたエクセルのデータがあれば、すぐに会計ソフトに取り込むことが可能になります。
例えばこんなサンプルのようなデータの場合・・・。
こういったシンプルなデータでも、私の事務所のHPからダウンロードできる「勘定科目類推機能付出納帳→弥生仕訳帳変換シート」を使うと、一瞬で弥生会計に取込み可能なデータに変換することが可能です。
先ほどのエクセルデータをこんな感じで張り付けて「摘要から勘定科目を自動類推」ボタンを押すと
以下のようにエクセルが摘要に含まれる単語から勘定科目を自動類推してくれるので、後はこれを弥生会計に取り込むだけで帳簿にすることが可能になります。
簿記会計の知識が全くないお客様でも、お願いしてレシートの山をこういった日付と金額と簡単な摘要だけをエクセルデータにさえしてもらえれば、税理士側ではほぼ手間なしにこれを帳簿に変換できるので、かなりの省力化につなげることができます。
あとはお客様側でどうすれば、負担なくレシートをエクセルデータ化してもらえるかなんですよね・・・。
スマホのレシートアプリでレシートをOCR認識させて、以下のようにCSVで吐き出したデータをもらったりするのもいいのかなあ？
